نحوه استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل های دشوار در محل کار

ایمیل های دشوار در مقطعی از حرفه شما اجتناب ناپذیر هستند. چه نه گفتن به انجام پروژه های اضافی یا درخواست مرخصی، نوشتن ایمیل و سپس یافتن شجاعت برای زدن ارسال می تواند اضطراب آور باشد.

ChatGPT برای کمک به افراد در نوشتن نامه های پوششی و رزومه شناخته شده است، بنابراین ممکن است تعجب کنید که آیا می تواند به شما در نوشتن ایمیل های دشوار نیز کمک کند. اگر اطلاعات کافی را در اختیار هوش مصنوعی قرار دهید، می توانید محتوا را به عنوان پایه ای برای ایمیل خود استفاده کنید. ChatGPT می تواند به شما کمک کند بدون هیچ یک از احساساتی که تجربه می کنید، روی پیام تمرکز کنید.

مرحله 1: ChatGPT را باز کنید

اگر از قبل یک حساب کاربری با ChatGPT دارید، آماده شروع کار هستید. اگر در ChatGPT تازه کار هستید، می توانید با استفاده از ایمیل یا حساب Google خود یک حساب ایجاد کنید. اگر در حال ثبت نام برای یک حساب کاربری جدید هستید، باید تلفن همراه خود را در نزدیکی خود داشته باشید، زیرا پلتفرم برای شروع به کار یک کد تأیید را برای شما پیامک می‌کند.

مرحله 2: خود و نقش خود را در سازمان معرفی کنید

قبل از اینکه از ChatGPT بخواهید ایمیل های مرتبط با شغل بنویسد، باید خود، شغل و مسئولیت های خود را به پلتفرم معرفی کنید. ChatGPT از اطلاعاتی که شما ارائه می دهید برای ایجاد ایمیل هایی که ارائه می دهد استفاده می کند.

هنگامی که معرفی خود را ارسال می کنید، پلتفرم پاسخ می دهد و به شما اطلاع می دهد که اطلاعات حیاتی خود را از معرفی شما به دست آورده است. اگر این اولین باری است که با این پلتفرم کار می کنید، از بازخورد مثبتی که هنگام معرفی خود به شما می دهد قدردانی خواهید کرد.

در اینجا یک نمونه مقدمه آورده شده است:

در اینجا پاسخ ChatGPT است:

مرحله 3: از ChatGPT بخواهید ایمیل مورد نظر خود را بنویسد

هنگامی که به ChatGPT اجازه دادید شغل شما و افرادی که برای آنها کار می کنید بداند، آماده است تا ایمیل های چالش برانگیزی را ایجاد کند که برای نوشتن آن به کمک نیاز دارید. از اینکه هوش مصنوعی با چه سرعتی ایمیل‌هایی را ایجاد می‌کند که می‌توانید با آنها کار کنید، شگفت‌زده خواهید شد.

ایمیل استعفا

چه در مورد مرحله بعدی حرفه خود هیجان زده باشید و چه به دلیل اینکه از شرایط فعلی خود خسته شده اید کار را ترک می کنید، نوشتن یک ایمیل استعفا می تواند دشوار باشد. شما نمی خواهید هیچ پل را بسوزانید، بنابراین می خواهید مثبت را ترک کنید.

فراموش نکنید که ممکن است در آینده به مراجع نیاز داشته باشید، و می‌خواهید هنگام ارائه نام افرادی که با آنها کار کرده‌اید، مطمئن باشید. نامه استعفای شما زمان آن نیست که در مورد مدیریت، سیاست های مرخصی، یا شکایت از همکاران خود صحبت کنید. این در مورد اطلاع دادن به کارفرمای خود است.

در بالا، نامه استعفای ایجاد شده توسط ChatGPT را مشاهده می کنید که خداحافظی می کند و به مدیریت اجازه می دهد تا بداند که با آنها کار خواهید کرد تا انتقال را تا حد امکان راحت انجام دهید. آیا می خواهید از شغل خود استعفا دهید؟ در اینجا برخی از ملاحظات مالی برای آماده شدن وجود دارد.

ایمیلی را ارسال کنید تا به سرپرست خود بفهمانید که مهلت مقرر را تعیین نمی کنید

اگر در انجام یک ضرب الاجل با مشکل مواجه هستید، بهتر است در اسرع وقت به سرپرست یا مدیر خود اطلاع دهید. هنگامی که مدیریت متوجه می شود که نمی توانید ضرب الاجل را رعایت کنید، ممکن است بتوانند تنظیماتی را انجام دهند که به شما امکان می دهد مهلت را رعایت کنید.

وقتی افراد دیگر یا مرحله بعدی به این بستگی دارد که شما ضرب الاجل را رعایت کنید، همه چیز می تواند متوقف شود تا زمانی که کار شما کامل شود. اجازه دادن به افرادی که به شما متکی هستند بدانند که قرار نیست زودتر ضرب‌الاجل را تعیین کنید، می‌تواند به شما در حفظ روابط با مدیریت و تیمتان کمک کند.

ایمیل برای درخواست مرخصی اضطراری

شما در حال حاضر در مورد وضعیتی که باعث نیاز به درخواست مرخصی شده است، استرس دارید، و تمرکز بر نوشتن ایمیل آخرین چیزی است که به ذهن شما می رسد. برای مقابله با وضعیت اضطراری خود، باید یک ایمیل به مدیر یا سرپرست خود بنویسید و درخواست مرخصی دهید.

حتی اگر قبلاً در مورد مرخصی با مدیر خود صحبت کرده اید، ممکن است لازم باشد چیزی را به صورت کتبی به آنها ارسال کنید. در مورد زمان مورد نیاز خود واقع بین باشید و انتظارات معقولی را برای کارفرمای خود در مورد زمان بازگشت به کار تعیین کنید.

از آنجایی که این احتمال وجود دارد که این درخواست لحظه آخری باشد، ممکن است بخواهید نشان دهید که اگر قصد دارید خارج از شهر باشید چگونه می توانید به شما دسترسی پیدا کنید. همچنین می‌توانید به مدیر یا سرپرست خود اطمینان دهید که ایمیل‌ها و پیام‌های صوتی خود را مرتباً بررسی می‌کنید تا مسئولیت‌های خود را حفظ کنید.

ایمیلی برای «نه» گفتن به یک پروژه

در حالی که ممکن است بخواهید به درخواستی برای انجام پروژه دیگری با یک پاسخ دهید “با من شوخی می کنی؟”، شاید بهتر باشد اگر با درایت پاسخ دهید. شما باید ایمیل را به سرعت ارسال کنید، به خصوص اگر تمایل دارید به همه چیز بله بگویید.

اگر برای ارسال ایمیل خیلی منتظر بمانید، ممکن است دلایلی بیابید که شما را متقاعد کند بله بگویید، حتی زمانی که شهودتان به شما می گوید که این ایده خوبی نیست، و در حال حاضر چیزهای زیادی در ظرف خود دارید. شما باید اطمینان حاصل کنید که ایمیل به گونه‌ای که نمی‌خواهید کار را انجام دهید، به شما نمی‌رسد.

ایمیلی را که ChatGPT ایجاد می‌کند تغییر دهید تا با خط‌مشی‌های سازمان مطابقت داشته باشد و با شخصی که درخواست را ارائه کرده است، مطابقت داشته باشد. ایمیل به سرپرست شما رسمی تر از ایمیل به یک همکار خواهد بود. اگر باید روی این موضوع کار کنید، ممکن است علاقه مند باشید که یاد بگیرید چگونه مودبانه در محل کار «نه» بگویید.

ایمیل برای به دست آوردن وضوح در اولویت های سازمانی

گاهی اوقات ممکن است در وظایف خود غرق شویم و ندانیم از کجا شروع کنیم. به جای تلاش برای کشف آن به طور مستقل، سازنده ترین کاری که می توانید انجام دهید این است که از مدیر یا سرپرست خود بپرسید که آنها می خواهند روی چه چیزی تمرکز کنید.

درخواست کمک می تواند ترسناک باشد، زیرا نمی خواهیم طوری به نظر برسیم که گویی نمی دانیم داریم چه کار می کنیم. بهتر است از رهبری بخواهیم تا فرض کنیم. ممکن است فکر کنید که چیزی باید در اولویت باشد، اما ممکن است آن چیزی که برای سازمان حیاتی است نباشد.

به جای هدر دادن وقت خود برای پروژه ای که برای سازمان اولویت ندارد، بهتر است به دنبال تایید باشید. اگر برای اولویت بندی به کمک نیاز دارید، ممکن است به بهترین برنامه هایی که می توانید برای اولویت بندی وظایف در محل کار استفاده کنید علاقه مند باشید.

مرحله 4: ایمیل های ایجاد شده توسط ChatGPT را بررسی و ویرایش کنید

هنگامی که ChatGPT با استفاده از درخواست شما ایمیلی ایجاد کرد، باید آن را بررسی کرده و ویرایش های لازم را انجام دهید. برخی از موارد ذکر شده در پیش نویس ممکن است در مورد شما صدق نکند و هوش مصنوعی ممکن است اطلاعات مهمی را که می خواهید درج کنید از دست بدهد.

مرحله 5: ایمیل را ارسال کنید

این احتمالاً چالش برانگیزترین بخش نوشتن یک ایمیل دشوار است. نگران واکنش نباشید و آن را بفرستید! قبل از اینکه گزینه ارسال را بزنید، ممکن است بخواهید اشتباهاتی را که باعث می شود یک ایمیل تجاری غیرحرفه ای به نظر برسد، یاد بگیرید.

ایمیل های دشوار باید ارسال شوند

ارسال ایمیل هایی با ماهیت منفی می تواند چالش برانگیز باشد، اما باید انجام شود. اجتناب از موضوعات پیچیده می تواند مشکلات بیشتری نسبت به ایجاد آنها ایجاد کند. حتی اگر تهیه پیش نویس یک ایمیل دشوار ممکن است باعث اضطراب شود، پس از ضربه زدن به ارسال، احساس بهتری خواهید داشت.

ممکن است مدیر یا سرپرست شما از پیام راضی نباشد، اما از اینکه با اطلاع کافی به آنها بگویید چه اتفاقی می افتد، خوشحال خواهند شد. برخورد با تعارض ممکن است کار مورد علاقه شما نباشد، اما مدیریت موثر آن مهم است. مدیریت تعارض یک مهارت ضروری برای یادگیری حرفه ای و شخصی است.